Obowiązki

Masz obowiązek zainstalowania kasy fiskalnej, jeżeli zostaną spełnione obydwa poniższe warunki:

1. prowadzisz sprzedaż towarów lub usług, w tym w zakresie handlu i gastronomii, na rzecz osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych,
2. sprzedaż o której mowa powyżej przekroczyła w 2012 roku 20,- tys. złotych

Inaczej jest jeżeli rozpoczynasz dopiero działalność o której mowa w punkcie 1. powyżej. Jeżeli nie podlega ona zwolnieniu z obowiązku posiadania kasy fiskalnej do ewidencjonowania sprzedaży, to kasę będziesz musiał zainstalować najpóźniej miesiąc po miesiącu w którym przekroczyłeś określony próg. Obliczenie kwoty tego progu proponujemy pozostawić specjalistom w biurach rachunkowych, które prowadzą Twoje sprawy księgowe.

Przed terminem ufiskalnienia kasy koniecznie napisz do Urzędu Skarbowego oświadczenie dotyczące ilości kas i miejsc ich instalacji. Pamiętaj, że przy planowanym zakupie większej ilości kas fiskalnych, możesz rozłożyć ich zakup na miesięczne raty. Co miesiąc musisz zakupić i ufiskalnić 1/5 planowanych kas w zaokrągleniu w górę do liczb całkowitych.

Jeżeli chcesz skorzystać z odpisu – zwrotu 90% wartości kasy, nie więcej jednak niż 700,- zł, musisz:

• być właścicielem kasy (nie skorzysta z ulgi podatnik nabywający kasę w drodze leasingu, dzierżawy, użyczenia lub odkupienia od firmy nie upoważnionej do sprzedaży kas),
• posiadać dowód zapłaty całej należności,
• posiadać kasę z homologacją Ministerstwa Finansów ważną w momencie zakupu kas,
• przed rozpoczęciem ewidencjonowania zgłosić oświadczenie o ilości i miejscach instalacji kas (patrz wyżej),
• w ciągu 7 dni od ufiskalnienia powiadomić Urząd Skarbowy na właściwym formularzu.

Uwaga. Proszę pamiętać, że odpis przysługuje wyłącznie tym, którzy rozpoczynają wprowadzanie pierwszej kasy. Warto więc zadeklarowaną liczbę kas powiększyć o kasy rezerwowe lub kolejne, przeznaczone do planowanych do otwarcia nowych punktów sprzedaży. Jedynie w przypadku, gdy przepisy nałożyły na Ciebie obowiązek prowadzenia ewidencjonowania na kasie wybranych towarów, a następnie obowiązek ten został poszerzony i wynika z tego konieczność dokupienia nowych kas fiskalnych, możesz uzyskać odpis także na te dodatkowe kasy.

Rejestrując sprzedaż na kasie fiskalnej powinieneś:

• zawsze odrywać i wydawać oryginał paragonu kupującemu,
• na koniec dnia sprzedaży wykonać raport dobowy fiskalny,
• po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25-go dnia miesiąca następującego po danym miesiącu wykonać okresowy – miesięczny raport fiskalny,
• zlecać uprawnionemu serwisowi co 24 miesiące wykonanie obowiązkowego przeglądu technicznego kasy,
• przechowywać przez okres 5 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały rozliczone raporty dobowe i miesięczne,
• przechowywać kopie paragonów (rolki kontrolne, lub zapisy na karcie pamięci) przez okres 2 lat od zakończenia roku podatkowego, w którym zostały wydane.

Jeżeli zaprzestajesz użytkowania kasy w okresie do 3 lat od momentu ich wprowadzenia z powodu likwidacji firmy, kradzieży kasy, zniszczenia kasy itp. masz obowiązek zwrócić odpis.

Jesteś zobowiązany do wystawienia faktury na życzenie Klienta pod warunkiem zwrotu oryginalnego paragonu, który dołączysz do kopii faktury.

Jeżeli utraciłeś książkę serwisową kasy fiskalnej, musisz niezwłocznie powiadomić o tym urząd skarbowy, a następnie (z kopią powiadomienia) zwrócić się do serwisu o wydanie duplikatu.

Jeżeli odzyskałeś utraconą kasę np. po kradzieży, przed ponownym zastosowaniem musisz poddać ją obowiązkowemu przeglądowi technicznemu.

Informacje i zalecenia

Sprawdź termin ufiskalnienia kasy. Zalecamy zakup kasy nawet miesiąc wcześniej po to, by poznać kasę i uniknąć błędów rejestracji po ufiskalnieniu.

Ufiskalnienie – proces polegający na bezpowrotnym zaprogramowaniu kasy tak, by zapisywała dane o sprzedaży i użytkowaniu kasy do pamięci fiskalnej. Zalecamy przeprowadzenie tej operacji nieco wcześniej, by pośpiech nie stał się przyczyną kosztownych pomyłek i stresu.

O zakupie kasy rezerwowej decydujesz samodzielnie. Pamiętaj jednak, że w przypadku awarii kasy i braku kasy rezerwowej, nie można prowadzić sprzedaży.

Należy użytkować kasy zgodnie z przepisami. W przeciwnym wypadku grozi utrata prawa do odliczenia 90% wartości kasy, utrata prawa do odliczania od podatku należnego 30% podatku naliczonego przy nabywaniu towarów i usług (nie dotyczy osób fizycznych, które za ten sam czyn ponoszą odpowiedzialność za wykroczenie lub przestępstwo skarbowe) grzywna do 180 stawek dziennych. Ustalając stawkę dzienną, sąd bierze pod uwagę dochody sprawcy, jego warunki osobiste, rodzinne, stosunki majątkowe i możliwości zarobkowe. Stawka dzienna nie może być niższa od 1/30 części najniższego miesięcznego wynagrodzenia w czasie orzekania w pierwszej instancji, ani też przekraczać jej czterystukrotności.

Paragon fiskalny powinien zawierać:

• nazwę lub imię i nazwisko podatnika,
• adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży w miejscach niestałych adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika,
• numer identyfikacji podatkowej NIP,
• numer kolejny wydruku,
• datę, godzinę i minutę sprzedaży,
• oznaczenie: PARAGON FISKALNY,
• nazwy sprzedawanych towarów i usług pozwalające na jednoznaczną ich identyfikację,
• ceny jednostkowe towarów i usług,
• ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku,
• wartości rabatów o ile występują,
• wartość sprzedaży brutto i kwoty podatku wg poszczególnych stawek podatku po uwzględnieniu rabatów lub narzutów,
• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku,
• łączną kwotę podatku,
• łączną kwotę sprzedaży brutto,
• oznaczenie waluty, w której rejestrowana jest sprzedaż, przynajmniej przy łącznej kwocie sprzedaży brutto,
• kolejny numer paragonu fiskalnego,
• numer kasy i oznaczenia kasjera – przy większej niż jednym stanowisku kasowym,
• numer NIP nabywcy – na żądanie nabywcy, *
• być zakończony wydrukowanym logo fiskalnym z numerem unikatowym.

Jeżeli klient rezygnuje z zakupu przed zakończeniem sprzedaży, możesz wycofać wybraną pozycję lub anulować cały paragon. Operacja ta możliwa jest tylko przed naciśnięciem klawisza GOTÓWKA. Po zakończeniu sprzedaży i wydrukowaniu paragonu kasa nie pozwala na korekty. Możesz jednak Klientowi zamienić towar na wolny od wad, a jeżeli konieczny jest zwrot gotówki to należy spisać protokół zwrotu towaru, dołączając oryginał paragonu, na odwrocie którego umieszczamy dane osobowe Klienta i jego podpis.

Kontrola kas rejestrujących przez urzędnika polega na sprawdzeniu: stanu technicznego kasy, plomb, prawidłowości obsługi Klientów (wydawanie paragonów, reklamacje, zwroty), dobowego raportu fiskalnego, zaprogramowania kasy (nagłówek, nazwy i ceny towarów, przyporządkowanie stawek VAT do towarów), numeru: fabrycznego, unikatowego i ewidencyjnego naniesionego trwale na obudowę kasy w widocznym miejscu, książki serwisowej, która musi być zawsze przy kasie.

Zalecamy stosowanie papieru z atestem. Kupując papier słabej jakości np.: pylący, zwiększasz koszty eksploatacji kasy – konieczność dodatkowej konserwacji drukarki. Kupując papier termiczny bez atestu, nie masz gwarancji przechowania raportów przez 5 lat od zakończenia danego roku podatkowego.

 *) Dotyczy kas które uzyskają homologację po dniu obowiązywania rozporządzenia

Artykuł aktualizowano w dniu 17-06-2019 r.

Wszystkie podane na tej stronie ceny są cenami netto bez podatku VAT